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Office

Diese Sammlung umfasst Fragen zum Bereich der Office-Programme wie Microsoft Word, Excel und Co. oder auch PDF-Dokumenten. Bei weiteren Fragen können Sie sich an die Institutsbetreuung unter edvteam@jura.uni-freiburg.de.

PDF-Dokumente

Wie kann ich ein PDF-Dokument am Rechner unterschreiben?

PDF-Dokumente lassen sich einfach digital unterschreiben, auch mit der eigenen Unterschrift. Auf diese Weise lässt sich die Papiernutzung reduzieren und Formulare, Verträge etc. müssen nicht umständlich ausgedruckt, von Hand unterschrieben und wieder eingescannt werden.

Alles, was Sie hierzu benötigen, ist der kostenose Adobe Reader, der im Normalfall bereits auf Ihrem Rechner installiert sein sollte. Ansonsten können Sie sich ihn von der offiziellen Seite herunterladen. Zum Einrichten der Unterschrift benötigen Sie außerdem ein Bildbearbeitungsprogramm wie das kostenlose GIMP . Installieren Sie, sofern nötig, beide Programme. Hierzu benötigen Sie Administratorrechte - wenden Sie sich gegebenfalls an den zuständigen Mitarbeiter Ihres Institutes oder an die Institutsbetreuung des EDV-Teams.

Erstmalige Einrichtung der Unterschrift

Diese Anleitung nutzt zur Bildbearbeitung das Programm GIMP. Die Schritte sollten sich aber auch ziemlich direkt auf andere Bildbearbeitungsprogramme (bspw. Adobe Photoshop) übertragen lassen. Das bei Windows standardmäßig enthaltene Microsoft Paint ist für diese Aufgaben nicht geeignet.

  1. Unterschreiben Sie mit einem schwarzen oder blauen Kugelschreiber auf einem weißen Blatt Papier.
  2. Scannen Sie diese Blatt mit den folgenden Einstellungen ein:
    1. Farbmodus: Graustufen
    2. Auflösung: mind. 300 dpi
    3. Zielformat: ein Bildformat, bspw. JPEG/JPG oder PNG
  3. Starten Sie GIMP und öffnen Sie die gescannte Datei:

Datei -> Öffnen ...

Tipp: GIMP öffnet standardmäßig mehrere Fenster. Um ein einzelnes Fenster zu erhalten, gehen Sie auf:

Fenster -> Einzelfenster-Modus

Tipp: Um genauer Arbeiten zu können, können Sie auf der Tastatur [Strg] gedrückt halten und das Mausrad drehen, um in das Bild hineinzoomen zu können.

  1. Schneiden Sie das Bild auf die Größe der Unterschrift zu:
    1. Wählen Sie das Werkzeug Zuschneiden.
    2. Ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste einen Rahmen um die Unterschrift. Sie können die Auswahl nach dem Loslassen der Maustaste weiter anpassen, indem Sie den entsprechenden Rand verschieben. Sie sollten möglichst wenig Platz um die Unterschrift lassen, aber natürlich auch nichts von der Unterschrift abschneiden.
    3. Sobald Sie mit der Auswahl zufrieden sind, drücken Sie [Enter].
  1. Speichern Sie das Bild als PDF-Datei:
    1. Gehen Sie auf: Datei -> Exportieren als ...
    2. Tragen Sie in das Feld Name ganz oben einen beliebigen Dateinamen ein; dieser muss die Endung .pdfhaben. Stellen Sie sicher, dass in der Liste unten rechts entweder Alle Export-Bilder oderPortable-Document-Format (*.pdf) ausgewählt ist. Speichern Sie das Dokument nun an einem beliebigen Ort (diesen müssen Sie sich natürlich merken) mit einem Klick auf Exportieren. Bestätigen Sie die folgende Nachfrage erneut mit Exportieren.
    3. Sie können GIMP jetzt schließen. Die Nachfrage, ob die vorgenommenen Änderungen gesichert werden sollen, können Sie verneinen.
  2. Öffnen Sie nun ein beliebiges PDF-Dokument (Sie können sich hier ein leeres Dokument herunterladen, in dem Sie üben können).
  3. Erstellen Sie nun eine neue Unterschrift:
    1. Klicken Sie auf Ausfüllen und Unterschreiben oben rechts oder gehen Sie zu: Anzeige -> Ausfüllen und Unterschreiben
    2. Klicken Sie auf Unterschrift platzieren. Es öffnet sich ein neues Fenster. Dies kann eventuell etwas länger dauern und sich so anfühlen, als sei das Programm abgestürzt; warten Sie einfach etwas ab.
    3. Wählen Sie aus der Liste den Punkt Zertifikat verwenden aus und klicken dann auf Weiter.
    4. Sie werden dazu aufgefordert, ein Unterschriftsrechteck zu zeichnen. In dieses Feld wird dann die Unterschrift eingefügt. Klicken Sie also auf Neues Unterschriftsrechteck ziehen ... und ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste das Feld an der gewünschten Position in der gewünschten Größe auf. Wenn das Feld zu klein für eine Unterschrift sein könnte, meldet Ihnen das Programm dies. Hat das Dokument bereits ein Unterschriftenfeld, können Sie auch einfach darauf klicken.
    5. In dem neuen Fenster klicken Sie auf Neue digitale ID, die ich jetzt erstellen möchte und dann auf Weiter.
    6. Im nächsten Fenster können Sie den Speicherort der ID wählen. Am besten entscheiden Sie sich fürWindows-Zertifikatsspeicher; dann wird die ID mit Ihrem JURNETZ-Benutzerkonto verknüpft. Klicken Sie auf Weiter.
    7. Füllen Sie im nächsten Fenster die Felder wie gewünscht aus. Als Schlüsselalgorithmus wählen Sie 2048-Bit RSA aus un im Feld Digitale ID verwenden für: lassen Sie die Auswahl beiDigitale Unterschriften und Datenverschlüsselung. Klicken Sie aufFertigstellen.
    8. Im nächsten Fenster wählen Sie in der Liste Erscheinungsbild: den Punkt Neues Erscheinungsbild erstellen ... aus. Hier fügen Sie jetzt Ihre Unterschrift ein:
      1. Geben Sie dem Erscheinungsbild unter Titel einen Namen, bspw. Unterschrift.
      2. Wählen Sie in der Gruppe Grafik konfigurieren den Punkt Importiere Grafik und klicken auf Datei....
      3. Klicken Sie auf Durchsuchen... und wählen Sie die zuvor aus Ihrer Unterschrift erstellte PDF-Datei aus. Klicken Sie auf Öffnen und dann auf OK.
      4. In der Gruppe Text konfigurieren können Sie weitere Informationen in der Unterschrift anzeigen lassen. Eine Vorschau sehen Sie oben im Fenster.
      5. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK.
    9. Sie sollten jetzt wieder in dem Fenster sein, in dem Sie auf Neues Erscheinungsbild erstellen ... geklickt haben. Wählen Sie unter Erscheinungsbild jetzt Ihr soeben erstelltes Erscheinungsbild aus klicken Sie dann auf Unterschreiben. Sie werden jetzt dazu aufgefordert, das unterschriebene Dokument zu speichern. Entweder geben Sie einen neuen Namen ein oder überschreiben die aktuelle Datei.
    10. Sie sind jetzt fertig mit der Einrichtung. Die PDF-Datei, die Ihre Unterschrift enthält (aus Punkt 5), und die, in der Sie soeben die Unterschrift eingerichtet haben, können sie löschen.

 

Dokumente unterschreiben

Sobald Sie Ihre Unterschrift eingerichtet haben, können Sie jedes PDF-Dokument einfach unterschreiben:

  1. Gehen Sie im zu unterschreibenden Dokument auf Ausfüllen und Unterschreiben oben rechts oder über

Anzeige -> Ausfüllen und Unterschreiben

  1. Klicken Sie auf Unterschrift platzieren.
  2. Wählen Sie nun, wo Sie die Unterschrift platzieren möchten:
    1. Wenn das Dokument bereits ein Feld für die Unterschrift hat, wählen Sie dieses aus.
    2. Wenn kein solches Feld vorhanden ist oder Sie die Unterschrift an einer anderen Stelle platzieren möchten, müssen Sie selber ein Unterschriftenfeld erstellen. Klicken Sie dazu, wenn Sie gefragt werden, auf Neues Unterschriftsrechteck ziehen ... und erstellen eines an der gewünschten Stelle, indem Sie es mit gedrückter linker Maustaste aufziehen.
  3. Im nächsten Fenster (es kann etwas dauern, bis es angezeigt wird) legen Sie die Unterschrift fest:
    1. Wenn Sie mehr als eine Identität angelegt haben, wählen Sie unter Unterschreiben als: aus, als wer Sie unterschreiben möchten. Standardmäßig ist die zuletzt genutzte Identität ausgewählt. Außerdem können Sie über Neue ID... wie oben beschrieben eine weitere Identität anlegen.
    2. Unter Erscheinungsbild: wählen Sie aus, wie die Unterschrift aussehen soll oder legen über Neues Erscheinungsbild erstellen... gegebenenfalls ein neues Aussehen an.
    3. Wenn Sie verhindern möchten, dass das Dokument nachträglich bearbeit werden kann, setzen Sie einen Haken vor Dokument nach dem Unterschreiben sperren.
  4. Klicken Sie Unterschreiben. Sie werden jetzt aufgefordert, das unterschriebene Dokument zu speichern. Sie können entweder das Original überschreiben oder eine neue Datei erstellen (bspw. können Sie unterschriebene Dokumente kennzeichnen, indem Sie z. B. - unterschrieben an den Dateinamen anhängen).